Spesso chi arreda un ufficio si concentra su scrivanie e sedute, decide come organizzare gli spazi e come rendere l’ambiente luminoso. C’è chi sceglie con cura persino le decorazioni e riserva grande attenzione ai dettagli. Servono però anche altri strumenti e altre tipologie di arredi. L’ufficio è un luogo dove circolano documenti, fatture e pagine importanti che devono essere conservate con cura. Il rischio è quello di creare un ambiente di lavoro disordinato dove diventa impossibile trovare ciò che si stava cercando. Certo, è importante valutare con cura gli arredi, trovare poltroncine e sedie confortevoli e scrivanie funzionali ed esteticamente gradevoli. Lo spazio per l’archiviazione però è sacro. Mai tralasciare questo aspetto o vi troverete sommersi di fogli solo perché non avete previsto uno spazio preposto ai documenti. Con il tempo è facile accumulare la documentazione e questo può creare situazioni caotiche. Come fare ordine nel proprio ufficio? Ci sono strumenti e arredi di fondamentale importanza che consentono di archiviare e mettere al sicuro i documenti. Facciamo riferimento a cartelline portadocumenti ma anche agli armadi di sicurezza; infatti, a volte, gli strumenti e i documenti devono essere messi al sicuro. Gli alleati in questa lotta al disordine possono essere molti, vediamo insieme i principali strumenti che non possono mancare in ufficio.
Armadi di sicurezza per sentirsi più sicuri
In alcune tipologie di ufficio, più di altre, deve essere prestata grande attenzione ai documenti e agli oggetti. Ci sono tipologie di lavoro che richiedono un occhio di riguardo per la sicurezza e la privacy. Per questi uffici occorrono gli armadi di sicurezza blindati. Solitamente vengono realizzati in acciaio inox e hanno un meccanismo di chiusura sicuro e affidabile. In questo modo è possibile tenere lontani da occhi indiscreti gli oggetti e i documenti di valore. Questi strumenti, molto utili e discreti, sono disponibili in diverse misure, in base anche alle esigenze dell’ufficio. Gli armadi di sicurezza possono essere inoltre componibili e presentare diversi ripiani e sezioni in modo da suddividere le diverse categorie di oggetti. Al loro interno è possibile inserire un’ulteriore cassa blindata per avere un doppio livello di sicurezza. Avere un armadio blindato in certi casi può essere
Scaffali e librerie
Oltre agli armadi di sicurezza, sono necessari anche gli armadi che offrono accesso immediato ai documenti. Bisogna sempre prevedere un ampio spazio per librerie e armadi che consentano di raggiungere subito e con facilità gli oggetti che stavamo cercando. A differenza degli armadi di sicurezza, la caratteristica principale di questi armadi deve essere l’accessibilità. Le librerie, gli scaffali e gli armadi devono essere posizionati vicini alle postazioni e devono permettere di avere subito accesso ai documenti. Se pensate che una libreria o degli scaffali con i materiali in vista rendano più confusionaria la stanza, optate per armadi con ante in modo da nascondere alla vista libri, documenti, oggetti.
Raccoglitori, portadocumenti e non solo
Anche gli oggetti più piccoli sono fondamentali per la conservazione dei documenti. Cartelline e raccoglitori con elastico, faldoni, portabiglietti da visita, portadocumenti con classificatori, ripiani per cassetti. Questi strumenti sono necessari per suddividere in modo corretto i documenti, classificarli e – soprattutto- non perderli. In cartoleria o nei negozi che si occupano di cancelleria e strumenti per l’ufficio è possibile trovare gli oggetti necessari, in alternativa si possono ordinare online tramite i siti dedicati. Oltre ai raccoglitori per l’archiviazione dei documenti, occorrono anche gli adesivi per catalogare in base ai mesi o agli anni i documenti e i fogli. La parte di organizzazione dei documenti è importante e deve essere effettuata con cura per ottimizzare i tempi in futuro.